Sistem Informasi Manajemen

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam  

tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang 

sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga 

terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.  

Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan 

akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam 

mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya 

akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat 

bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut 

terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu 

banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) 

dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business 

system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang 

berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

DATA VERSUS INFORMASI

a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi 

   (data is the description of things and events that we face).

b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu 

   (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi

   (business data is an organization's description of things (resources) 

   and events (transactions) that it faces).

c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan 

   kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat 

   tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata 

   yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut 

   dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai 

   barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata 

   (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda 

   dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

   Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari 

   bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat 

   memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu 

   model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan 

   informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut ; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari  hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai :

   a. Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk 

      memberikan besarnya komisi dan bonus.

   b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan 

      promosi dan periklanan.

   c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol 

      persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang 

      laku terjual.

KONSEP DASAR INFORMASI

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik,akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

c. Data yang terorganisir untuk membantu memilih beberapa tindakan saat ini atau masa depan atau bukan untuk tujuan perusahaan mencukupi(ini disebut pengambilan keputusan bisnis)

PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)

Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :

1. Data input

 a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium

 (contoh, punching number ke dalam kalkulator.

b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain 

(contoh,converting atribut kelamin female ke huruf F)

c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan(potential a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.(contoh,pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif). Sorting data kedalam bentuk yang

berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending).

c.3) Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan

data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group triwulanan).

c.4) Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data(contoh,

memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).

3. Information output

  a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai 

     melalui monitor atau cetakan.

b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai

lain yang membutuhkan.

c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik

melalui saluran komunikasi.

TEST KEBUTUHAN INFORMASI

Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi :

1. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan ?

(to whom (which decision maker) is the message intended?)

2. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan ?

(for what specific decision is the message intended ?)

3. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan masalah ? (how is the message used to detect or resolve the condition)

4. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan ? 

SIKLUS INFORMASI

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya

memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu,Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle)atau siklus pengolahan data (data processing cycles)

KUALITAS INFORMASI

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan 3 hal, yaitu :

Relevan(relevancy)

Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan

dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan* How is the message used for problem solving (decision masking) ?

Akurat (accuracy)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias

atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami

gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli

tersebut. 

Komponen akurat : 

b.1) Completeness Are necessary message items present ?

Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik,karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya

akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

b.2) Correctness Are message items correct ?

b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems users ?

c.Tepat waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang).Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan,mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.

* How quickly is input transformed to correct output ?

d. Ekonomis (Economy)

* What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ?

e. Efisien (Efficiency)

*What level of resources is required for each unit of information output?

f. Dapat dipercaya(Reliability)

NILAI INFORMASI

Ditentukan dari :

Manfaat (use)

Biaya (cost)

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif& dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang,tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

INFORMASI DAN TINGKAT MANAJEMEN

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:

a. Informasi Strategis 

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.

b. Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.

c. Informasi Teknis

Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.

SISTEM INFORMASI

Dapat didefinisikan sebagai

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan 

b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

MANFAAT SISTEM INFORMASI

a. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-

   transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah

   satu produk atau pelayanan mereka.

b. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan

   membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

c. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan

   pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang

   tersedia.